MATERI PELAJARAN MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT
BAB I
MEMERENCANAKAN DAN MPERSIAPKAN PERTEMUAN
1. Pengertian Rapat
Ada beberapa pengertian rapat antara lain:
a. Menurut kamus besar bahasa indonesia rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
c. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.
d. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota komunikai/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.
2. Fungsi Rapat
Fungsi rapat ada 6, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk memecahkan masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik an tara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/ organisasi.
3. Jenis-jenis rapat
a. Rapat menurut tujuannya.
1.Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
2. Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
3. Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan.
b. Rapat Menurut Sifatnya
1. Rapat Resmi (formal meeting)
Rapat resmi adalah rapat diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Pesrta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui suatu undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
2. Rapat Tidak Resmi (informal meeting)
Rapat tidak resmi adalah trapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerluikan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat mendapat pemberitahuan secara langsung.
3. Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
4. Rapat Tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
c. Menurut Jangka Waktunya
1. Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah- masalah yang bersifat rutin.
2. Rapat Bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan sebulan sekli dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan sekali yang lalu.
3. Rapat Semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang membahas masalah- masalah yang selama 6 bulan yang lalu dan program-program.
4. Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
d. Menurut Frekuensinya.
1. Rapat Rutin
Rapat rutin adalah rapat yang ditentukan waktunya.
2. Rapat Insidentil
Rapat insidentil adalah rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.
4. Syarat-syarat rapat yang baik.
1. Suasana terbuka
2. Tidak ada monopoli
3. Partisipasi aktip dari pesert rapat.
4. Bimbingan dari pengawasan dari pimpinan
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi buka emosi
6. Pertanyaan singkat dan jelas
7. Displin waktu
5. Perencanaan Dan Persiapan Rapat
Dalam rangka penyelenggaraan rapat ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman/pegangan dalam mempersiapkan, yaitu srebagai berikut:
* Why
* What
* Who
* Where
* When
* How
MEMERENCANAKAN DAN MPERSIAPKAN PERTEMUAN
1. Pengertian Rapat
Ada beberapa pengertian rapat antara lain:
a. Menurut kamus besar bahasa indonesia rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
c. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.
d. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota komunikai/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.
2. Fungsi Rapat
Fungsi rapat ada 6, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk memecahkan masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik an tara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/ organisasi.
3. Jenis-jenis rapat
a. Rapat menurut tujuannya.
1.Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
2. Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
3. Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan.
b. Rapat Menurut Sifatnya
1. Rapat Resmi (formal meeting)
Rapat resmi adalah rapat diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Pesrta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui suatu undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
2. Rapat Tidak Resmi (informal meeting)
Rapat tidak resmi adalah trapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerluikan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat mendapat pemberitahuan secara langsung.
3. Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
4. Rapat Tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
c. Menurut Jangka Waktunya
1. Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah- masalah yang bersifat rutin.
2. Rapat Bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan sebulan sekli dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan sekali yang lalu.
3. Rapat Semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang membahas masalah- masalah yang selama 6 bulan yang lalu dan program-program.
4. Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
d. Menurut Frekuensinya.
1. Rapat Rutin
Rapat rutin adalah rapat yang ditentukan waktunya.
2. Rapat Insidentil
Rapat insidentil adalah rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.
4. Syarat-syarat rapat yang baik.
1. Suasana terbuka
2. Tidak ada monopoli
3. Partisipasi aktip dari pesert rapat.
4. Bimbingan dari pengawasan dari pimpinan
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi buka emosi
6. Pertanyaan singkat dan jelas
7. Displin waktu
5. Perencanaan Dan Persiapan Rapat
Dalam rangka penyelenggaraan rapat ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman/pegangan dalam mempersiapkan, yaitu srebagai berikut:
* Why
* What
* Who
* Where
* When
* How
What
BalasHapus